C.H. Robinson: i preventivi di spedizione passano da giorni a pochi minuti

Un preventivo per una spedizione via mare che richiedeva due o tre giorni, oggi arriva in due o tre minuti. Per l'aereo, si è passati da un giorno ai medesimi minuti. Sono i numeri che C.H. Robinson, grande intermediario americano del trasporto merci, attribuisce ai propri agenti AI, estesi ora al trasporto marittimo, a quello aereo e alle pratiche doganali.

Il contesto: lavoro complesso e manuale

C.H. Robinson parla di una strategia che chiama "Lean AI", ora portata nel settore dello spedizioniere internazionale. Si tratta di un lavoro così articolato che una singola attività di spedizione può richiedere oltre una dozzina di agenti AI al lavoro insieme.

Per chi si occupa di logistica la fatica è nota. Ogni richiesta di prezzo implica tariffe, vettori, tempi e condizioni da incrociare. Ogni prenotazione porta con sé documenti e dettagli da verificare. Le dogane, con nuovi accordi commerciali, dazi e regole di conformità più stringenti, richiedono sempre più carte e controlli.

Cosa fanno gli agenti

La società ha affidato agli agenti tre aree.

• Preventivi per merci via mare e via aereo. L'AI ha calcolato e consegnato oltre 80.000 preventivi per più di 3.600 clienti. I tempi sono scesi da un giorno (aereo) e da due-tre giorni (mare) a due-tre minuti.
• Prenotazioni marittime. Gli agenti hanno iniziato a gestire le migliaia di richieste di prenotazione che l'azienda riceve ogni settimana. Un agente arricchisce la richiesta con il contesto specifico del cliente, così gli altri lavorano in modo più efficiente rispettando preferenze e procedure di ciascuno.
• Dogana. L'AI aiuta con i molti documenti e con i processi dettagliati necessari a far passare una spedizione internazionale dalle dogane statunitensi.

Gli agenti sulle prenotazioni sono partiti in Cina ad agosto. L'estensione al resto dell'Asia è prevista nel quarto trimestre, mentre la disponibilità globale è attesa nel primo trimestre del 2027. L'azienda sottolinea che il tutto avviene senza rinunciare alla supervisione umana e all'attenzione personale ai clienti.

Perché le prenotazioni erano così difficili

Il dato più istruttivo è quello del direttore tecnologico, Mike Neill. In circa dieci anni di moduli digitali e scambi di dati con i clienti, l'azienda aveva raggiunto soltanto il 5% circa di automazione per le richieste di prenotazione via mare e aria.

La ragione, spiega, è strutturale. L'azienda fa il preventivo al cliente, ma poi sono i fornitori del cliente a prenotare. Un cliente può averne cinquanta. Ogni fornitore scrive a modo suo, e i moduli standard non bastano. Con gli agenti, quelle richieste non devono più essere gestite a mano. Neill riconosce comunque che c'è ancora lavoro da fare per automatizzare tutti i passaggi.

Cosa ottengono i clienti

Mike Short, presidente della divisione Global Forwarding, riassume i benefici: informazioni disponibili prima, dati più coerenti, processi più prevedibili. Quando i piani cambiano o si verifica un'interruzione, i clienti possono valutare più in fretta un nuovo percorso, un diverso mezzo di trasporto, un orario o un prezzo. Più rapidamente si ottiene il preventivo e si gestisce la prenotazione, più rapidamente si trova il vettore o la partenza giusta.

Cosa leggere con cautela

I numeri sono comunicati dall'azienda. La fonte non indica quanti preventivi richiedano ancora un intervento umano né come sia stata misurata la riduzione dei tempi. Anche la gestione delle prenotazioni è ancora in fase iniziale e non è presentata come risolta.

Cosa può imparare un manager

• Cercare i colli di bottiglia che resistono all'automazione tradizionale. Dieci anni di moduli digitali avevano portato al 5%: i processi con molte controparti diverse sono un buon candidato per gli agenti.
• Partire dai preventivi. Sono ripetitivi, misurabili nel tempo e influenzano direttamente la velocità con cui un cliente decide.
• Dividere il lavoro tra più agenti. Uno che arricchisce la richiesta con il contesto del cliente, altri che eseguono: la specializzazione migliora l'efficienza.
• Estendere per aree geografiche. Cina prima, poi il resto dell'Asia, poi il mondo: un lancio graduale permette di correggere gli errori su un perimetro limitato.
• Mantenere la supervisione. Anche con tempi ridotti a minuti, l'azienda dichiara di non rinunciare al controllo umano: conviene prevederlo nel progetto e non aggiungerlo dopo.