Pamarco affida agli agenti AI il lavoro ripetitivo della chiusura contabile

Pamarco, produttore statunitense di componenti di precisione per stampa e imballaggio, ha affidato ad agenti AI una parte del lavoro più ripetitivo della funzione finanza. Gli agenti girano sul suo ERP, Microsoft Dynamics 365. Registrano le fatture, eseguono compiti della chiusura contabile e preparano i report per il consiglio. Il caso interessa i CFO perché parte dalle attività più prevedibili e non dichiara tagli di personale.

Il contesto: sette società, una chiusura da coordinare

Secondo il caso di studio pubblicato da Microsoft a settembre, Pamarco ha sette società legali tra Stati Uniti ed Europa e serve clienti in quasi 70 paesi. Chi ha gestito una chiusura su più entità sa cosa significa: molti compiti, scadenze incrociate, persone diverse che aspettano il lavoro dei colleghi.

Glyn Wilson, direttore dei sistemi informativi (CIO) dell'azienda, parla di circa il 40% dei compiti di chiusura automatizzati con agenti autonomi. Indica anche un obiettivo: arrivare al 50-60% entro fine anno.

Come lavorano gli agenti

Il meccanismo è semplice. Nello spazio di lavoro della chiusura dell'ERP, ogni compito ha un responsabile, una scadenza e delle dipendenze, cioè i compiti che devono essere finiti prima. Gli agenti controllano l'elenco ogni ora. Quando un compito è in scadenza e le sue dipendenze sono completate, l'agente esegue il lavoro, aggiorna lo stato e invia i risultati via email.

Il punto di maggiore interesse per un responsabile finanziario sono i limiti. Ogni agente ha un carico di lavoro definito, un set di permessi e un risparmio di tempo misurabile. Non esiste quindi un agente generico "che fa la contabilità". Esistono agenti con un perimetro, un'autorizzazione e un risultato da verificare.

Le persone non escono dal processo. I dipendenti gestiscono le eccezioni e le approvazioni. I responsabili dei compiti conservano la responsabilità del giudizio e della revisione.

Le fatture di trasporto: il caso più concreto

L'esempio più solido riguarda le fatture di trasporto. Pamarco dichiara un tasso di successo di circa il 95% nella codifica automatica, comprese le fatture che richiedono più codici fiscali. In quei casi l'agente divide ogni registrazione contabile in più righe, con i relativi codici fiscali e di imputazione.

Il dato pesa perché, secondo il caso di studio, la maggior parte delle fatture senza ordine d'acquisto sono proprio bollette di trasporto. Sono le fatture che più facilmente richiedono lavoro manuale, perché non c'è un ordine con cui confrontarle. Oggi il sistema le registra in automatico.

Un'acquisizione come banco di prova

Dopo l'acquisto di un'azienda in Germania, il team statunitense ha costruito le regole di codifica per le fatture della nuova società. In fase di validazione, meno del 5% di quelle fatture ha richiesto una codifica manuale. L'approccio, quindi, non è rimasto legato a una sola entità: è stato esteso a un'acquisizione, con regole scritte da chi conosceva già il processo.

Reporting: dalle cinque ore al report pronto

Lo stesso schema vale per i report. Un direttore vendite impiegava circa cinque ore al mese per preparare l'analisi commerciale per il consiglio. Ora riceve una presentazione generata in automatico al sesto giorno lavorativo.

Cosa non dicono i numeri

Il 40% va letto con cautela. Automatizzare il 40% dei compiti non vuol dire automatizzare il 40% del lavoro contabile: i compiti hanno complessità e durata diverse. Il caso di studio, inoltre, non indica quali compiti eseguano gli agenti né quanto tempo richiedessero prima. Il risparmio reale di ore resta quindi non quantificato.

Va detto anche che le cifre vengono dall'azienda e dal caso di studio pubblicato da Microsoft, il fornitore della piattaforma. Non risulta una verifica indipendente.

Il vero ostacolo: l'integrazione

Chi vuole seguire Pamarco incontra un problema comune. Nel rapporto PYMNTS Intelligence "Time to Cash", basato su un sondaggio di luglio 2026 su 100 CFO statunitensi di aziende con ricavi tra 250 milioni e 2,5 miliardi di dollari, il 90% indica la complessità di integrazione come ostacolo. Era il 67% nel 2025.

Le aspettative sono alte. In un altro rapporto PYMNTS Intelligence, basato su 60 CFO intervistati a ottobre 2025, il 42% di quelli di aziende con almeno un miliardo di ricavi si aspetta risultati di forte impatto da agenti AI che coordinano i flussi tra ERP, crediti, debiti e tesoreria.

Pamarco guarda già oltre la finanza. Vuole estendere gli agenti a vendite, preventivi, inserimento ordini, risposte ai clienti e comunicazioni con i fornitori. Wilson sostiene che l'AI non va pensata "in termini di riduzione del personale": serve a ottenere di più con le stesse persone.

Cosa può imparare un manager

• Partire dai compiti ripetitivi e già mappati. La chiusura ha responsabili, scadenze e dipendenze: è una base ordinata su cui innestare un agente.
• Dare a ogni agente un perimetro scritto. Carico di lavoro, permessi e risparmio di tempo misurabile permettono di controllare cosa fa e se serve.
• Lasciare eccezioni e approvazioni alle persone. La responsabilità del giudizio resta ai responsabili dei compiti, come nel modello di Pamarco.
• Scegliere un caso con volumi e regole chiare. Le fatture di trasporto senza ordine d'acquisto sono un buon esempio: tante, simili e codificabili con regole.
• Misurare le ore, non solo la percentuale di compiti. Prima di partire, stimate il tempo oggi speso su ogni compito: il 40% dei compiti può valere molto meno, o molto più, del 40% del lavoro.
• Mettere l'integrazione tra i primi punti del piano. È l'ostacolo più citato dai CFO: serve capire presto quali sistemi gli agenti devono leggere e aggiornare.